Richtiges Kalkulieren sichert den Erfolg

Einer der ersten und wichtigsten Schritte im Zuge einer Unternehmensgründung ist die Kalkulation der Honorare und Verkaufspreise. Denn nur wer richtig kalkuliert, kann am Ende des Tages ein positives Betriebsergebnis erzielen. 
 
Die Themen Umsatzplanung und Stundensatzkalkulation sind für viele Start-ups und EPU oft eine unangenehme Hürde. Doch spätestens beim ersten Angebot an einen potenziellen Kunden müssen realistische Zahlen bereitstehen. „Viele Gründer sagen, dass im ersten Jahr ohnehin kein Gewinn gemacht wird und daher eine Kalkulation erst für die nächsten Jahre Sinn macht. Das mit dem Gewinn mag schon stimmen, aber ich muss von Anfang an wissen, welchen Betrag ich für meine Leistung verlange. Dazu gehört es, die eigene Entlohnung marktkonform anzusetzen“, so Peter Lindenhofer, Unternehmensberater und Wirtschaftstrainer.
 
Stundensatz festsetzen. 
Der Stundensatz bzw. der Preis für eine Dienstleistung muss vom ersten Tag an so kalkuliert sein, dass bei der geplanten Auslastung nicht nur die Kosten gedeckt sind, sondern auch ein positives Betriebsergebnis erwirtschaftet wird. Doch gerade für Freelancer und Dienstleister ist es oftmals schwierig, den Stundensatz und damit das Honorar für die eigene Dienstleistung festzulegen. „Es ist wichtig, alle Kosten zu berücksichtigen. Dazu gehört vor allem die angemessene Entlohnung der Unternehmer. Ich schlage daher immer vor, sich selbst für die Kalkulation so zu rechnen wie einen gut qualifizierten Mitarbeiter“, erläutert Lindenhofer. Viele Dienstleister wählen als Rechtsform das Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft. Bei diesen Rechtsformen gibt es in der Buchhaltung keinen Lohn oder Gehalt für die eigene Mitarbeit, daher ist es notwendig, diese Position bei der Kalkulation anzusetzen. „Es ist wichtig, eine realistische Einschätzung und im Laufe der Zeit aussagekräftige Aufzeichnungen über die Auslastung zu haben. Damit lässt sich das Unternehmen steuern, und Preise können aktiv gestaltet werden“, so der Unternehmensberater.
 
Die Rechnung. 
Doch wie werden der Stundensatz oder das Honorar berechnet und Preise richtig kalkuliert? Im Handel und in der Produktion werden Einstandskosten oft als Basis für die Preiskalkulation herangezogen. Bei einem selbstständigen Dienstleister ist die Preisgestaltung dagegen etwas schwieriger. Viele haben von ihrem Nettoeinkommen jedoch eine ungefähre Vorstellung.
 
Ermittlung produktiver Stunden. 
„Neben den Kosten ist die Frage, wie viele Stunden ich im Laufe eines Jahres an die Kunden verrechnen kann, ganz wesentlich. Dabei sollte allerdings nicht dem Motto ‚selbst und ständig‘ gefrönt werden. Der persönliche Urlaub gehört ebenso eingeplant wie jene Tätigkeiten, die Führung, Akquisition und Administration betreffen“, erklärt Lindenhofer. In der einfachsten Form werden die Kosten durch die Stundenanzahl dividiert. Daraus ergeben sich die Kosten pro Stunde als Basis für den Preis, der idealerweise mit einem Gewinnaufschlag verrechnet wird. „Wichtig ist, in der Planung beides möglichst realitätsnah festzulegen, da höhere Kosten oder geringere Auslastung immer zulasten der Unternehmen gehen“, präzisiert Lindenhofer.

Auslastung realistisch einschätzen. 
Laut Experten können Unternehmer 50 % ihrer eigenen Arbeitszeit verrechnen. Wenn also ein Umsatz von 1.200 Euro pro Woche erzielt werden soll, können bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden 50 % an die Kunden weiterverrechnet werden. Der Zielstundensatz beträgt in solch einem Fall mindestens 60 Euro. Wenn nur zwölf Stunden pro Woche (30 %) verrechnet werden, beträgt der Stundensatz 100 Euro, und bei zehn (25 %) verrechneten Stunden sind es schlussendlich 120 Euro. Sind der Stundensatz sowie die verrechenbaren Stunden pro Woche bekannt, kann das voraussichtliche Einkommen gut abgeschätzt werden. 
 
Beispiel Stundensatz-Kalkulation

Kalkulation falsch? 
Bei selbstständigen Dienstleistern ist die Leistung untrennbar mit der eigenen Person verbunden. Damit ist sie schwer vergleichbar, und der Unternehmer kann sich leichter von der Konkurrenz differenzieren als jemand, der ein standardisiertes Produkt herstellt. „Jeder muss sich bewusst sein, dass ein zu geringer Preis nachträglich nur ganz schwer nach oben korrigiert werden kann. Der Grund ist einfach: Mit dem Preis wird eine bestimmte Kundengruppe angelockt, die nur selten ein Verständnis dafür hat, wenn eine nachträgliche Preiserhöhung erfolgt“, warnt der Wirtschaftstrainer vor einer zu niedrigen Kalkulation.
 
Kosten und Auslastung im Blick behalten. 
An welchen Schrauben kann ich drehen, wenn die Kalkulation zu hoch ist? Für die Kalkulation gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: einerseits natürlich die Kosten, wobei allerdings nie die eigene Entlohnung – sofern diese branchenüblich angesetzt wurde – angetastet werden sollte. Hingegen gibt es zumeist bei Materialkosten oder Versicherungen Einsparungspotenzial. Andererseits ist das Thema Auslastung eine wesentliche Schraube, mit der viel bewirkt werden kann. Die Optimierung interner Abläufe und vor allem die Neukundengewinnung sind dabei ganz wesentliche Faktoren. Gelingt es, Kosten zu sparen und gleichzeitig die Auslastung zu steigern, wird sich die Kalkulation schlagartig verbessern.
 
Text: Herta Scheidinger

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