Flexible Bürolösungen liegen im Trend: Längst sind es nicht mehr nur Start-ups oder Einzelunternehmer, die Co-Working Spaces oder virtuelle Offices nutzen. Größere Unternehmen setzen zunehmend auf Serviced Offices, da diese rasch einsetzbar und flexibel sind.
Unsere Arbeitswelten werden immer flexibler.
War es früher normal, praktisch die ganze Arbeitszeit vor Ort im Büro zu verbringen, so wird dies zunehmend weniger. „Die Arbeitswelt befindet sich in einem massiven Transformationsprozess. Der technische Wandel hat schon lange Einzug in den Büroalltag gehalten, wir arbeiten heute am Smartphone, nutzen WhatsApp, twittern, und unsere Informationsquellen sind Online-Portale wie beispielsweise LinkedIn oder Xing. Ebenso ändern sich auch unsere Job Descriptions permanent, und unsere Karrieren werden zwangsläufig immer flexibler. Dazu muss das Büro von heute natürlich schon für morgen gerüstet sein: Ob Co-Working oder virtuelles Büro mit echter Adresse – der Trend geht immer stärker in diese Richtung“, sagt Regina Sindel, Marketing Manager German Speaking Countries von Regus, einem global führenden Anbieter von flexiblen Arbeitplatzlösungen.
Global gesehen verbringen 50 % der Angestellten mindestens zweieinhalb Tage pro Woche an anderen Orten als in den großen Unternehmensoffices. Zu diesem Ergebnis kam zumindest eine Studie (Great Big Survey, GBS) von Regus, bei der rund 40.000 Geschäftsleute aus 100 Ländern befragt wurden. Waren Gemeinschaftsbüros früher nur eine Domäne von Einzelunternehmern und Freelancern, so zeigt sich auch hier eine Veränderung. Zwei Drittel der Befragten sind der Meinung, dass Co-Working bei immer mehr Unternehmen in die langfristige Unternehmensstrategie integriert wird. Vor allem KMU nutzen Co-Working Spaces häufig (61 %). Global agierende Geschäftsleute berichten, dass sie ihre Co-Working-Vereinbarungen unter anderem deshalb erneuern, weil sie so ihr Geschäft schnell vergrößern oder verkleinern (73 %) und nachhaltiger wachsen (68 %) können.
Besser skalierbar.
Das Beratungsunternehmen Deloitte hat das Potenzial von gemeinschaftlich genutzten Büros am Beispiel von London untersucht. Zwischen 2004 und 2014 kam es zu einem Anstieg von 67 % bei Gemeinschaftsbüros. Deloitte geht von einem weiter steigenden Bedarf aus. Shared Offices haben im Vergleich zu herkömmlichen Mietbüros viele Vorteile: Sie sind viel flexibler, was die Größe und die Vertragslaufzeit angeht, und sind zudem rasch einsetzbar und oft bereits innerhalb von wenigen Tagen oder gar Stunden verfügbar. Perfekt beispielsweise für eine Kurzzeit-Expansion für Einzelprojekte oder vertrauliche Arbeit von größeren Unternehmen. „Ein Sektor, der einst von manchen als Überbrückung für kleine Unternehmen gesehen wurde, hat gezeigt, dass er zunehmend einer großen Bandbreite von Firmen zusagt, die durch die Flexibilität, die Qualität der Gebäude und der einzigartigen Arbeitsumgebung, die Serviced Offices anbieten können, angezogen werden“, so der Deloitte Insight Report 2015.
Präsenz an teureren Standorten zeigen.
Auch hierzulande setzen sich Serviced Offices immer mehr durch. Unternehmen können zwischen drei Modellen wählen: Entweder können Einzelarbeitsplätze im Co-Working Space angemietet werden oder ein einzelner Raum oder ein virtuelles Büro. Letzteres kann als Postadresse genutzt werden und bietet neben einem Postfach je nach Anbieter auch Telefonservices oder etwa die Anmietung von Meetingräumen bei Bedarf. So kann ein Unternehmen etwa Präsenz in teureren Locations zeigen und erspart sich zudem Wiederinstandsetzungskosten nach Ablauf des Mietverhältnisses. „Was Österreich anbelangt, führt die sehr positive Wirtschaftsentwicklung hierzulande zu einer stetig steigenden Nachfrage nach hochwertigen und zentral gelegenen, aber zugleich flexibel mietbaren Serviced Offices“, so Sindel von Regus.
Repräsentative Wirkung.
„Meetingräumlichkeiten sind für die Nutzer fast das Wichtigste. Für viele ist es aber auch eine gute Adresse“, sagt Johannes Hubmaier, Geschäftsführer des Office Center Graben 28, das mit seiner Lage im Zentrum von Wien für eine repräsentative Außenwirkung sorgt. Die Räumlichkeiten sind dabei voll ausgestattet, Tisch, Internet und Besprechungsraum inklusive: „Man braucht nur mit seinem Laptop einzuziehen.“ Zwar können die Mietpreise von Serviced Offices schon mal höher sein als diejenigen von traditionellen Büros, wenn man nur den Quadratmeterpreis alleine ansieht. Doch je nach Anbieter sind Rezeptionsmitarbeiter, die Reinigung, Mitbenutzung von Meetingräumlichkeiten, Küche und Internet bereits im Preis inkludiert – was normalerweise noch zur Miete hinzukommt. „Der Vorteil: Man bekommt alles, was man als Einzelner nur zum Teil braucht, als Gesamtpaket“, so Hubmaier.
Vorteil: Kooperation und Austausch.
Was von vielen an Serviced Offices geschätzt wird, ist zudem der Networking-Charakter. Eine Besonderheit im Office Center Graben 28: Mieter und Co-Worker werden sorgfältig ausgewählt, sodass die Branchen gut zusammenpassen. Die Geschäftsfelder Immobilien, Finanzierung, M&A, Projektentwicklung, Handel, Ökoenergie und Informatik sind aktuell vertreten. „Unsere Mieter haben untereinander gute Kontakte und durchaus schon das eine oder andere Projekt miteinander umgesetzt. Von Austausch und Kooperation profitieren alle“, sagt der Geschäftsführer.
Und das scheint gut zu funktionieren, denn seit dem vierjährigen Bestehen des Office Center sei noch kein einziger Kunde weggegangen, so Hubmaier. Neben Start-ups sei ein großer Teil der Klientenschaft zwischen 40 und 50. Viele starten als klassische Einzelkämpfer im Co-Working Space und nehmen dann, wenn alles gut anläuft, noch ein oder zwei Mitarbeiter hinzu. Für Unternehmensgrößen von ein bis vier Mitarbeitern ist das Office Center Graben 28 ideal. Das schätzen beispielsweise ausländische Firmen, die bei öffentlichen Ausschreibungen mitmachen oder einen Sitz in Österreich haben möchten.
Kunden besser verstehen.
Laut der Regus-Studie erhöhen Büros, die nahe bei den Kunden sind, nicht nur die Sichtbarkeit. „63 % der GBS-Teilnehmer von 2015 sagten, dass lokale Büros ihnen geholfen haben, ihre Kunden und Klienten besser zu verstehen“, so die Studie. Dies erleichtert das Expandieren sowie das Auftreten auf neuen Testmärkten mit relativ überschaubaren Investitionen.
Text: Sonja Tautermann
Dieser Artikel ist aus dem KSV1870 Magazin forum.ksv, Ausgabe 1/2018.